Completed/terminated procedure

В хода на разработване на проектното предложение по процедура „Повишаване на капацитета на служителите на Агенцията за социално подпомагане във връзка с модернизиране на системите за социална закрила - КОМПОНЕНТ 2” по Програма „Развитие на човешките ресурси” 2021-2027, възникнаха следните въпроси:

1.	Допустимо ли е в проектното предложение да бъдат заложени разходи за закупуване на 8 автомобила, като съответно бъдат предвидени и разходи за гориво, застраховки, гуми, както и всички съпътстващи разходи за тях, в случаите при които се налага транспортиране на деца от по-отдалечени райони на страната.
В Условията за кандидатстване са заложени дейности:
- „Проучване и изграждане на модели за сътрудничество и извеждане на добри практики за работа“ и „Подобряване на работата за провеждане на политиката за закрила на детето в сътрудничество и координация с държавни органи, доставчици на социални услуги и физически и юридически лица, които имат за предмет на дейност закрилата на детето чрез провеждане на работни срещи, семинари, конференции и съвместни обучения на национално и местно ниво“. За реализирането на тези дейности са предвидени множеството срещи и пътуванията на служителите от ЦУ на АСП на територията на страната с цел оказване на подкрепа в работата на служителите от териториалните поделения – ДСП и РДСП. В тази връзка възниква необходимост от закупуване на два автомобила по един за всяка една от двете дейности. Автомобилите по проекта ще осигурят гъвкавост и оперативност в работата, особено предвид ролята на Агенцията за социално подпомагане при инциденти и форсмажорни обстоятелства, при които служителите трябва да бъдат най- близо до хората за оказване на подходящата подкрепа. Зачестилите в последните години случаи на природни бедствия и пожари показаха, че служителите на агенцията са на първа линия, но много често местата на инцидентите са трудностъпни и откъснати, което сериозно затруднява придвижването до пострадалите.  В дългосрочен план използването на автомобилите ще доведе до намаляване на пътните разходи при пътуванията и участието на служителите от ЦУ на АСП в страната с цел оказване на подкрепа на териториалните поделения. 
По Дейност „Сформиране и обезпечаване дейността на 6 специализирани екипа за мобилна работа с деца в риск пилотно ще бъдат сформирани 6 специализирани екипа за мобилна работа с деца в риск, ситуирани в ДСП – Пловдив, Варна, Русе, Бургас, Стара Загора и Благоевград, обслужващи райони с изчислена най-висока степен на уязвимост на населението при недостиг на кадрови ресурс. Специализираните екипи ще функционират при денонощен сменен режим на работа за осъществяване на междуинституционално взаимодействие, посредничество и директна социална работа по посока осигуряване на спешна закрила и защитена среда на нуждаещи се деца и лица в ситуация на непосредствен риск, в съответствие с действащото законодателство и в рамките на правомощията. Естеството на работата на мобилните екипи, реализирана основно на терен в различни населени места на територията на съответната област и обезпечаване възможността за 24/7 спешно реагиране на сигнали за деца в непосредствен риск за живота и здравето, изисква осигуряването на общо 6 (шест) автомобила – х 1 на екип, оборудвани за безопасно транспортиране с детски столчета за кола – х 1 комбинирано за всеки автомобил.
2.	Допустимо ли е включването на нова дейност „Интеграция на информационните системи на АСП със Системата за сигурно електронно връчване ССЕВ (Единен портал за достъп до електронни и административни услуги) чрез въвеждане на автоматичен робот)“?
Агенция за социално подпомагане е администрация, която обслужва най-уязвимите групи от населението. С цел облекчаване на процесите по предоставяне на услуги на потребителите Агенцията е осигурила възможност  за заявяване на 34 административни услуги по електронен път чрез портала за електронно заявяване на електронни административни услуги и Системата за сигурно електронно връчване. Системата за сигурно електронно връчване се използва и от физически и юридически лица за обмен на информация и документация, различна от заявяване на административни услуги. 
Към момента 31 ЕАУ  се предоставят чрез (ЕПДЕАУ и всички заявления за ЕАУ от гражданите  се получават в териториалните дирекции чрез ССЕВ. След получаването на заявленията същите се регистрират в ИИС в съответен входящ дневник, генерира се входящ номер от системата и този входящ номер се изпраща на лицето отново чрез ССЕВ. След това регистрираните заявления се разпределят и обработват в ИИС, генерира се съответния административен акт (заповед за отпускане или отказ) подписва се от съответното длъжностно лице и сканирано копие се изпраща до лицето отново през ССЕВ. Цялата тази процедура се извършва ръчно и отнема доста технологично време на социалните работници.
Предвид големия брой  ЕАУ е наложително да се надгради ИИС на АСП с цел интеграция на ССЕВ и автоматично регистриране на заявленията в ИИС на АСП. Необходимо е да се надгради ИИС, като се разработи отделен модул, които да се интегрира със ССЕВ и да може да чете автоматично информацията от електронните заявления, постъпили в ССЕВ , да записва информацията , да регистрира заявлението в съответния входящ дневник, да генерира входящ  номер и този номер автоматично от ИИС да се изпраща обратно към лицето чрез ССЕВ. След обработката на заявлението и издаването на административния акт (заповед), същата да може се изпраща отново автоматично на лицето  чрез ССЕВ. Следва да се има предвид, че към момента следва да се интегрират 28 ЕАУ , съответно и 28 различни електронни форми на заявления.
Агенция за социално подпомагане разполага с единна интегрирана информационна система за документооборот, в която се обработва цялата кореспонденция с изключение на заявленията за предоставяне на административни услуги. Заявленията за административни услуги се обработват в специализирана Интегрирана информационна система на АСП. Получаването на различни видове документи чрез ССЕВ, е предпоставка за невъзможност за автоматизирана обработка на документите и интегриране със съществуващите системи на АСП. Към момента документите и заявленията се обработват ръчно и след изтегляне и проверка се регистрират в съответната система. 
Предвидено е да използва софтуерен робот, който ще изчита данните от ССЕВ. Въвеждането на Автоматичен робот, ще улесни значително процеса както по документооборота, така и по предоставяне на административни услуги, като се намали административната тежест и ще се създаде възможност за изцяло електронна обработка. Ще се оптимизира технологията на работа на социалните работници и ще отпадне ръчната обработка на тези заявления. Ще се създадат предпоставки за  въвеждане на електронното управление в пълен обем в Агенция за социално подпомагане и  превръщането й в  модерна цифрова администрация. Ще се гарантира повишаването на  дигиталната компетентност на служителите на АСП.  
3.	Допустимо ли включването на нова дейност „Разработване и внедряване на Уеб базиран портал за специализирани обучения за нуждите на Агенция за социално подпомагане, с цел повишаване административния капацитет“?
Агенция за социално подпомагане е със щатна численост 4 635. Администрацията предоставя 40 административни услуги в областта на социалната закрила и правата на хората с увреждания. Основна дейност на администрацията е и осигуряване на защита и закрила на децата. Служителите на работят пряко с клиентите и следва да познават в детайли множество нормативни актове.  
Предвид териториалния обхват на АСП и голямата численост на служители  е невъзможно организирането и провеждането на обучения на социалните работници, което поставя в риск предоставянето на качествено и своевременно обслужване на гражданите.  Повишаването на квалификацията и периодичните обучения са от изключително значение за качественото обслужване на потребителите.
Динамиката и честите промени в законодателството, свързано със социалната закрила, както  и голямото текучество в системата изправя пред огромно предизвикателство качеството на работата. Голямата натовареност на служителите и невъзможността за осигуряване на обучители на новоназначени кадри е една от причините, наред с ниското заплащане за постоянното текучеството в системата. Всичко това налага необходимост от създаване на механизъм за провеждане на вътрешни онлайн обучения за служителите на АСП.  Разработването  и внедряването  на Уеб базиран портал за специализирани обучения за нуждите на Агенция за социално подпомагане ще повиши компетенциите на служителите и ще позволи провеждане на специализирани обучения както при промяна в нормативната уредба, така и ще гарантира обстойно и задълбочено обучение на новоназначените служители, което да доведе до по-ниско текучество в системата.

1.	Съгласно Условията за кандидатстване по процедура „ПОВИШАВАНЕ НА КАПАЦИТЕТА НА СЛУЖИТЕЛИТЕ НА АГЕНЦИЯТА ЗА СОЦИАЛНО ПОДПОМАГАНЕ ВЪВ ВРЪЗКА С МОДЕРНИЗИРАНЕ НА СИСТЕМИТЕ ЗА СОЦИАЛНА ЗАКРИЛА - КОМПОНЕНТ 2“, закупуването на моторни превозни средства е недопустим разход. Предвид допустимите дейности по процедурата и направената от Ваша страна обосновка за необходимостта на разхода, Ви информираме, че УО на ПРЧР ще инициира промяна в Условията за кандидатстване, с цел допълване на допустимите разходи с разход за закупуване на моторни превозни средства. Имайте предвид, че тяхната необходимост следва да бъдe аргументирана и обоснована в проектното предложение . УО на ПРЧР ще Ви информира веднага след одобрение на изменението и ще изпрати променените Условия за кандидатстване по официален път.
2.	Посочената от Ваша страна дейност може да бъде реализирана в рамките на допустима дейност 2 от Условията за кандидатстване: „Дейност 2: Разработване и внедряване на сигурна, достъпна и високо технологична система за електронно архивиране (е-Архивиране) на досиетата на потребителите на социално подпомагане, социалните услуги и закрила на детето и интеграцията й към Интегрираната информационна система (ИИС) на АСП, с цел мониторинг на отпусканите помощи по различните нормативни основания. Осигуряване на хардуерни устройства във връзка с новата система за нуждите на териториалните поделения на АСП“. Въвеждането на Автоматичен робот, ще улесни значително процеса както по                                                       документооборота, и е свързан с предоставяните от АСП административни услуги и с автоматизиране на процеса по подаване, предоставяне и съхраняване на документите на потребителите на социално подпомагане, социалните услуги и закрила на детето. УО на ПРЧР ще допълни дейността в Условията за кандидатстване с цел по-голяма яснота и по-пълни указания за изпълнението на дейността.
3.	Предложената от Ваша страна дейност „Разработване и внедряване на Уеб базиран портал за специализирани обучения за нуждите на Агенция за социално подпомагане, с цел повишаване административния капацитет“ е допустимa за изпълнение в рамките на Дейност 6: Осигуряване на обучения и супервизия на служителите на централно и териториално ниво. С цел по-голяма яснота, УО на ПРЧР ще допълни информацията в дейността с посочената от Вас платформа. Моля да имате предвид, че и тази дейност следва да се съгласува с МЕУ, като това задължение ще бъде посочено и в Условията за кандидатстване.