Приключилa/прекратена процедура

Здравейте,
във връзка с намерение на район "Сердика" да кандидатства по настоящата схема, бих искал да задам няколко въпроса:
1. Намерението ни е топлият обяд през цялото времетраене на проекта да се доставя до домовете на всички потребители. Тъй като в Ръководството е упоменат, че такава организация следва да бъде създадена в зависимост от епидемичната обстановка, допустимо ли е проектните дейности да бъдат планирани за целия срок на проекта само чрез доставка на храната до домовете на всички потребители, предвид това, че няма как да бъде предвидена обстановката в края на м. април 2021 г. примерно? Ако е допустимо, означава ли това, че няма да се прилагат списъци за получената храна, а през целия период на проекта ще бъде използван само Дневник на потребителя?
2. В ръководството е описано, че административните разходи, определени като единна ставка от 5% от разходите за храна са свързани с администативни разходи за администриране, консумативи, материали, транспорт и др. Допустимо ли е тези разходи да бъдат извършени и отчитани само от избрания изпълнител, които ще приготвя и развозва храната, като разходи за кутии за храна, гориво и др? Никъде не са предвидени тези разходи, а те са от порядъка на поне 50 ст. на потребител дневно.
3. Допустимо ли е т. нар. съпътстващи мерки да бъдат отчитани само чрез една от описаните в Ръководството допустими дейности, като например Дневник на потребителя. Ако да, тези средства следва ли да бъдат за хонорари на лице/а, наето/и да извършват консултации на потребителите? Възможно ли е тези лица да са общински служители, и ако да, на какво основание следва да получават възнаграждение? Друг вариант например може ли да бъде само издаване на брошура, която да бъде разпространена сред потребителите?

В заключение бих исал да изразя и мнение, че процедурата е максимално усложнена и рискова за всички лица, имащи участие в нея под една или друга форма. Във време, когато се прокламира за спазване на социална дистанция, с оглед предпазване на най-уязвимите групи на обществото (към които спадат и голяма част от потенциалните потребители по схемата), настоящата схема ще доведе до размяна и обмен на изключително голям брой документи (заявления, договори, списъци, дневници и др.) между голям брой лица. Също така ще бъдат осъществени и голям брой лични контакти с уязвими лица, с оглед изготвяне на индивидуалната документация за всеки един кандидат и одобрен потребител. Дори и при спазване на всички защитни мерки и дезинфекция, посещенията на общински служители в домовете на кандидатите и потребителите и/или тяхното посещение в сградите на общинските администрации, носи голям риск за всички участници и вместо до препоръчаното ограничаване на контактите (най-важният фактор за овладяване на епидемията), води до увеличаването им и то в пъти. И всичко това в период на годината (декември и януари, когато реално ще бъде извършван подбора на потребителите), когато разпространението на вируса е най-лесно.

Николай Аначков,
главен експерт в район "Сердика"

1. Допустимо е дейност „Предоставяне на топъл обяд“ да бъде планирана за целия срок на проекта само чрез доставка на храната до домовете на всички потребители, което е в зависимост от възможностите на всяка община/район, както и необходимото спазване на  актуалните противоепидемични мерки на всеки етап от развитието на пандемията от COVID 19. Използването на списък или дневник на потребителя също е решение на всяка община/район, като обръщаме внимание, че и за двата документа е предвидено ежедневно потребителите да удостоверяват с подписа си получаването на топъл обяд. Препоръчваме за един и същи период от време да се използва и прилага към отчетите само единия документ за съответния потребител. 

2. Административни разходи по смисъла на ПМС 37/2015 г. и последващите изменения,  са разходите, които са пряко съотносими към дейностите по съответната операция, свързани с администриране на договора, режийни разходи, консумативи и материали, наем, експертизи, осигуряване на публичност и информация, осъществяване на обратна връзка с потребители и всички други разходи, които не спомагат за изпълнението на целите на договора и не влияят върху качеството на предоставяните услуги или дейности. Те са определени като единна ставка в размер на 5 на сто от разходите за единица продукт.  Подробно е описано в Ръководството, че те биха могли да бъдат свързани с администриране на договора, режийни разходи, консумативи и материали в т.ч. да осигурят необходимите защитни материали и средства за дезинфекция, наем, експертизи, осигуряване на публичност и информация, осъществяване на обратна връзка с потребители и всички други разходи, които не спомагат за изпълнението на целите на договора и не влияят върху качеството на предоставяните услуги или дейности. Решение на всяка община/район  е начина на разходване на предвидените 5 % за административни разходи, което не отменя задължението да се спазват изцяло всички приложими правила на Съюза и националните правила, свързани например с публичност, обществени поръчки, равни възможности, устойчива околна среда и т.н. 

3. Предоставянето на съпътстващи мерки е предвидено като отделна допустима дейност от проектното предложение в съответствие с Изискванията за кандидатстване и документите за информация, а именно: „Реализиране на съпътстващи мерки“. Разходи за съпътстващи мерки“ по смисъла на ПМС 37/2015 г. и последващите изменения, са всички разходи за дейности, предвидени в допълнение към разпределянето на храна с цел намаляване на социалното изключване и/или справяне с извънредни социални ситуации по еманципиращ и устойчив начин, като например разходите за консултиране, за изготвяне на информационни материали за основни социални права и насочване към други услуги, за индивидуално и групово консултиране за управление на семейния бюджет, за изготвяне на насоки за балансиран режим на хранене и др. 
Решение на всяка община/район  е начина на разходване на предвидените 5 % за съпътстващи мерки, което не отменя задължението да се спазват изцяло всички приложими правила на Съюза и националните правила, свързани например с публичност, обществени поръчки, равни възможности, устойчива околна среда и т.н. 
При отчитането на предоставените съпътстващи мерки се прилагат доказателства за поддържане на адекватна одитна следа, съгласно Ръководството, в т.ч. и попълнени от потребителите документи,  съдържащи обратна връзка и мнение за получената подкрепа и съпътстващи мерки. В случаите на прилагане дневник на потребителя /Приложение 23 от Ръководството/ отпада необходимостта от прилагане на попълнени от същите потребители формуляри за обратна връзка /Приложение 3 от Методиката за прилагане на опростени правила на база разход за единица продукт/ за съответния период, през който е воден дневника.

Въпроса е следният: Общината възнамерява да възложи изпълнението по предоставянето на външен доставчик чрез Закона за обществени поръчки. Можели да кандидатстваме преди да бъде избран изпълнителя или първо трябва да си изберем изпълнител, и ако можем да кандидатстваме без избран изпълнител как да попълнил приложение III от насоките.

Съгласно Изискванията за кандидатстване при подаване на заявление за финансиране е необходимо в дейност „Приготвяне на топъл обяд“ да бъде описана наличната материална база, в която ще се приготвя храната. Необходимо е да се опише адреса на кухнята/кухните в която/които ще се приготвя храната, съгласно акт за собственост или друг документ, удостоверяващ правното основание за ползването на материалната база за приготвяне на храната за потребителите. В случаите в които е избран изпълнител в дейността е необходимо да се посочи срок на документа, който удостоверява правното основание за ползване на материалната база. Адресът на всяка кухня трябва да съответства на адреса, посочен в приложената Декларация на кандидата - Приложение ІІI, както и в регистрацията на обекта по Закона за храните в регистрите на БАБХ.  В Декларацията на кандидата се посочва и регистрационния номер на обекта в който ще бъде приготвяна храната от Закона за храните.
За да бъде одобрено заявлението за финансиране, то трябва да отговаря на критериите за оценка приложени към документите за информация към  Изискванията за кандидатстване.

Относно: Провеждане на процедура за избор на изпълнител по проект по Процедура за директно предоставяне на безвъзмездна финансова помощ BG05FMOP001-5.001 – „3.1 - ТОПЪЛ ОБЯД В УСЛОВИЯ НА ПАНДЕМИЯТА ОТ COVID-19“
 
Уважаеми дами и господа, община Рила има действащ Договор № 31/16.04.2020г.,  с избран изпълнител сключен по реда на чл. 20, ал. 4, т. 2 от Закона за обществените поръчки за предоставяне на готова храна, на обща стойност в размер на 12 441,00лв. с вкл. ДДС. Впоследствие договорът с избраният изпълнител е удължаван със следните допълнителни споразумения, а именно: 
	Допълнително споразумение № 1/19.06.2020г., съгласно което общата стойност на договора достига сумата от  21 886,00 лв. с включено ДДС.;
	Допълнително споразумение № 2/10.08.2020г., съгласно което общата стойност на договора достига сумата от 31 668,00 лв. с включено ДДС.;
	Допълнително споразумение № 3/18.09.2020г., съгласно което общата стойност на договора достига сумата от  47 502,00 лв. с включено ДДС и
	Допълнително споразумение № 4/10.11.2020г., съгласно което общата стойност на договора достига сумата от  62 959,00 лв. с включено ДДС.

Във връзка с условието, описано в изискванията за кандидатстване, че „Кандидатът следва да мобилизира всички финансови, човешки и материални ресурси и да създаде подходящи организационни процеси, така че да не се прекъсва предоставянето на топъл обяд”, имаме следния въпрос:
 
-	Допустимо ли е да се сключи допълнително споразумение към така описания договор с изпълнител на доставката на топъл обяд, за да се осигури непрекъснатост на услугата, считано от 01.01.2021г.?

Следва да се има предвид, че ако се стартира нова процедура за избор на изпълнител на доставка на топъл обяд, дейността няма да може да стартира от 01.01.2021г.

В т. 3.1.3. – Изпълнители“ от Изискванията за кандидатстване са описани специфичните изисквания, които всеки кандидат трябва да съобрази при изборът на изпълнители за приготвяне на топлия обяд. 
Решение на общината е дали ще използва вече сключен договор за обществена поръчка със същия предмет или ще проведе ново възлагане за нуждите на приготвянето на топлия обяд.  
Законосъобразността и спазването на изискването за прозрачност при провеждането на процедури за избор на изпълнител е отговорност на партньорската организация – бенефициент и не е обект на проверка от УО, но може да бъде проверявано от други контролни органи.