Review of the tender

Формулирането на предмета на процедурата е извършено въз основа на преценка на функционалната, технологичната и икономическата свързаност между внедряваните ИКТ решения, в съответствие с чл. 2, ал. 6 от ПМС № 4/2024 и указанията на Управляващия орган на ПКИП за определяне предмета на процедури при възлагане на ИКТ решения и услуги.
Предметът е разделен на две обособени позиции с оглед на различния характер и начин на предоставяне на включените решения. Системите по ОП1 (ERP и CRM) се внедряват като облачна услуга (SaaS), хоствана и поддържана в инфраструктурата на доставчика, докато системите по ОП2 (архивиране и управление на съхранението и споделянето на информация) се изграждат в локалната среда на предприятието върху общ виртуален сървър. 

ЗА ОБОСОБЕНА ПОЗИЦИЯ 1:
Двете системи (ERP и CRM) са функционално и технологично неделими и се внедряват като единна облачна услуга (SaaS) върху обща платформа и споделена база данни, в която данните за клиентите, продуктовият каталог на ОВК оборудването, доставчиците и финансовите записи се поддържат еднократно и се използват едновременно от двете системи. Разделното внедряване би наложило дублиране и ръчно синхронизиране на тези данни, което поражда висок риск от несъответствия и грешки.
Между двете системи съществува непосредствена оперативна взаимозависимост, произтичаща от спецификата на дейността на "Ар Груп Про" ЕООД в областта на проектирането, доставката, монтажа и сервиза на ОВК системи. Пълният бизнес цикъл протича непрекъснато между тях: запитването на клиента се регистрира и управлява в CRM системата – от консултацията и офертата до сключването на договора; въз основа на потвърдената поръчка ERP системата задейства планирането на доставките, производството на компоненти в базата в гр. Русе, управлението на складовите наличности и логистиката, както и финансово-счетоводното отчитане. Тази верига изисква непрекъснат двупосочен обмен на данни между CRM и ERP в реално време.
Поради тясната функционална и технологична взаимозависимост и необходимостта от непрекъснат обмен на данни, двете системи трябва да се изпълнят от един изпълнител като напълно интегрирани решения. Разделното възлагане би създало риск от несъвместимост, невъзможност за установяване на отговорност при технически проблеми и затруднения при поддръжката.

ЗА ОБОСОБЕНА ПОЗИЦИЯ 2:
Двете системи в обхвата на тази обособена позиция – системата за архивиране на информация и системата за управление на съхранението и споделянето на информация – са функционално и технологично взаимосвързани и формират единно решение за защита, съхранение и контролиран достъп до информационните активи на "Ар Груп Про" ЕООД.
Системите ще се изграждат върху общ виртуален сървър, което осигурява оптимизирано използване на ресурса и ефективна интеграция. Системата за съхранение и споделяне управлява централизирано достъпа и движението на информацията между отделите, а системата за архивиране автоматично архивира същата тази информация и осигурява възстановяването ѝ. Архивирането се интегрира с централизираното управление на достъпа, така че архивираните данни да са защитени по единен модел на права и да се поддържа общ журнален запис.
Поради общата хардуерна основа, споделената информационна среда и техническата взаимозависимост на функционалностите по достъп, споделяне и архивиране, двете системи следва да се изпълнят от един изпълнител като интегрирано решение. Разделното им възлагане би довело до несъвместимост, дублиране на хардуер и невъзможност за установяване на отговорност при технически проблеми.